贫困生档案工作状况及相应建议

贫困生档案工作状况及相应建议范文

1.家庭经济困难学生档案管理工作的现状

当下高校已初步形成了“奖、勤、助、贷、补、减、免”七位一体较完备的多元化资助体系，在高校资助政策中逐步发展起来的家庭经济困难学生档案建立和管理工作与其他档案工作相比有着自身的工作特点和流程，在整个学生资助体系中发挥着非常重要的作用。如何公平、公开地做好家庭贫困学生档案建立工作，尽可能地使用科学信息对档案进行优化管理，对帮助家庭经济困难学生平等地享受到受教育的权利，有效地帮助家庭经济困难学生克服困难、完成学业，有着十分重要的意义。目前，我国高校的家庭经济困难学生档案管理工作流程基本如下：

1.1学生个人申请书

家庭经济困难学生认定工作首先由学生本人提出书面申请。认定工作坚持实事求是，确定合理的标准，由学生本人提出申请，实行民主评议和学院评定相结合的原则。

1.2家庭经济情况证明

学生需持申请表到家庭所在村委会和乡、镇人民政府和街道办事处加盖公章，以证明其家庭经济状况。同时学生根据家庭困难类型应相应地向学校提供证明材料。属因突发事件导致家庭经济困难的学生，需提供当年下岗待业证、伤残证或家庭成员重大疾病病历等证明材料复印件。

1.3班级民主评议过程记录及结果

申请家庭经济困难的学生由班级进行民主评议，每名经济困难学生的评议人数不少于3个，要求做到公开、公平、公正。评议小组进行民主评议时应着重考虑孤残学生、烈士子女，以及家庭成员长期患重病、家庭遭遇自然灾害或突发事件等特殊情况的学生。对民主评议不符合家庭经济困难的学生核实情况后做出停止认定的处理，并作出书面说明。民主评议的过程和结果都要有相关表决票数的记录。

1.4认定名单公示文件

成立以分管家庭经济困难学生资助工作的院系领导为组长、院系学生辅导员、学生工作办公室主任等担任成员的审核工作组，负责家庭经济困难学生的审核工作。学院将各班级提交材料整理后，审核特困生及贫困生比例是否符合要求。被认定为家庭经济困难的学生名单进行为期三天的公示，如有发现不能认定为贫困的学生应取消其资格。

1.5家庭经济困难学生个人档案

建立公示后无异议的家庭经济困难学生的档案，包含认定程序中所产生的所有纸质材料和电子材料，定期补充或变更学生受资助情况或者家庭经济情况变化相关材料。

2.家庭经济困难学生档案管理工作所存在的问题

目前，很多高校对于家庭经济困难学生档案的管理工作还不够完善，存在很多问题。

2.1缺乏明确的档案的管理制度

各高校的家庭经济困难学生档案管理现状多处于缺乏专人管理的状态，在需要档案核查时，难以快速地找出相应的档案资料。另一方面，档案的收集内容也尚没有专门的文件予以进一步明确，各部门在收集整理时都有自己的做法，长此以往，导致档案内容缺失，不利于把握困难学生的实际情况，容易给资助工作造成阻碍。

2.2没有实行档案的动态追踪管理

所谓档案的动态追踪管理机制也就是随着档案个体在实际生活的一段时间内家庭经济情况、接受资助情况、学习生活情况等方面的变化补充相关的材料。例如，有部分学生也许在某一时期内是家庭经济困难或者不困难的，但是在其经济状况改变的时候没有及时的进行再评定的处理措施，进一步完善档案的管理，导致档案所反映内容的不准确、不科学。

2.3忽略对学生生活、学习以及心理健康方面的材料管理

在档案管理工作中，档案主要收集的是家庭经济困难学生认定过程中所产生的材料证明，往往忽略了对学生学习、生活以及心理健康等内容的材料管理。尤其是对学生心理健康内容材料的整理，如果欠缺这方面的材料内容，往往导致对学生诚信监督和调查工作的缺失，导致学生虚报家庭经济情况和虚拟家庭经济调查表等情况时有发生。另一方面，有些真正家庭经济困难的学生由于自卑、焦虑、抑郁等情绪容易产生人际交往方面的问题，严重者可能影响到其校园生活与学习，恶性循环的结果是可能影响到其受资助情况或家庭经济认定情况，不利于家庭经济困难学生认定工作与资助工作的具体落实。

2.4缺乏对档案数据变化的综合分析

目前的家庭经济困难学生档案管理工作中普遍缺乏对档案数据系统性的分析，往往只是单个数据的存放，没有动态的数据变动图，也没有做学生个人的家庭情况分析，不能很好的体现学生受助后的经济变化情况，不利于资助工作的进一步落实。

3.家庭经济困难学生档案管理工作的建议

3.1制定明确的档案管理制度

要做好我国家庭经济困难学生档案的管理，首先，必须制定一套明确规范的档案管理制度。管理人员务必严格按照档案管理制度执行对档案的管理，做到不虚报，不敷衍应付，公平公正，清楚到位。对于档案管理的内容应该以专门的文件或补充条文的形式进行确定。家庭经济困难学生档案应该包含家庭经济困难学生的个人信息、家庭经济困难学生认定过程中产生的材料、家庭经济困难学生的生活学习与心理状态情况、家庭经济困难学生在校期间获得的各项资助、档案数据每年变动的图表与分析结果以及学校定期抽查家庭经济困难学生家庭情况的检查结果报告等几个方面的内容。

3.2实行档案动态追踪管理

实行档案动态追踪监督管理才能使档案正确、合理的反映学生的家庭经济情况，以便于资助工作公平、科学的开展。档案动态追踪管理应该包括三个方面的内容。首先，应定期对全部家庭经济困难学生进行资格复查，检查其家庭经济情况的证明材料，符合入档的调整进贫困档，已经不符合家庭经济困难认定标准的学生做退档处理。其次，要详细收入家庭经济困难学生的受助情况，生活开支情况、在校表现等与家庭经济困难学生认定工作相关的辅助材料，并做好相关的数据统计分析，考察学生在受资助后实际的经济情况。最后，还应该以学年为周期，对一定比例的家庭经济困难学生家庭进行随机的抽检复核。各级资助部门应该抽取专项经费，通过信件、电话、实地走访等方式对随机抽取的学生家庭经济情况进行核实，并做好相关记录，将抽查结果做好总结并及时作出相应处理。

3.3重点做好家庭经济困难学生诚信档案管理

家庭经济困难学生的诚信问题直接影响到贫困生认定工作与资助项目的评选工作的公平性与合理性，因此诚信档案便成了这两项工作最重要的考评基础。而诚信档案的主要内容应该包括学生的个人申请书、诚信声明、生活开支情况、学习情况、纪律情况、心理健康状况以及定期家庭情况抽查结果等方面的内容。学生的诚信档案应该收集学生在校期间全方面表现，并告知学生诚信情况的重要性。诚信档案材料要严格管理，并采取“一票否决”的信息管理方式。

3.4综合分析档案数据变化情况

我国对家庭经济困难学生的资助政策越来越多，受助学生的人数也随之上升，做好档案数据的综合分析相当的重要，它能够准确地反映高校受资助人数以及资助金额的一系列变化情况，利用这一些相关数据曲线图有利于我们对家庭经济困难学生认定工作的研究，便于及时地响应我国资助政策。综合分析高校家庭经济困难学生档案数据变化状态可以分两步走。首先，应制定全校档案数据曲线图，科学反映学校每年的资助情况与资金走向，更好的服务国家资助政策。第二步，以学年为周期，逐步做好家庭经济困难学生个人档案数据曲线图，并附在学生个人档案首页，更好的体现家庭经济困难学生的受助情况与受助后的经济变化情况，支撑下一年认定工作与资助工作的开展。