总是收不到邮件回复？6个技巧让学术交流更高效

编译 | 高腾

电子邮件，让研究者们又爱又恨，是他们必须依赖的交流工具。

研究者们都收到过那种啰嗦冗长、抓不住重点、让人读不下去的电子邮件；也可能发送过一些漏掉重要细节，希望能立即撤销的电子邮件。然而，很少有研究者会停下来思考一个问题：为了避免这些失误，我们要如何撰写电子邮件。

近日，加拿大多伦多大学的一名细胞生物学博士生Benjamin Tsang，在Nature上分享了自己撰写电子邮件的经验。他曾在加拿大多伦多的儿童医院，担任了一年半的临床研究项目经理，之后到多伦多大学担任实验室经理一职长达5年。现在，他已经成为了那里的一名博士生。

由于这段特殊的职业经历，Benjamin Tsang从数千封电子邮件和许多被遗漏的附件里，磨练出撰写电子邮件的“艺术”。他的大部分经验是在实验室交流中获得的，在那里他需要经常与20多位学生以及一位研究主管进行邮件交流。

下面是他所总结的，在撰写电子邮件时，可能会对研究者有所帮助的六个方法：

1.简明扼要。电子邮件没有字数限制，所以有些研究者会在邮件中长篇大论。但这也并不意味着必须发送非常短的电子邮件，因为有的信息本就需要用更长的篇幅来解释。在写电子邮件时，我们要从读者的角度出发，询问自己希望读者从邮件中获取哪些重要信息。另外，我建议在邮件中加粗或突出显示重要信息，这样可以让读者更快地注意到关键问题。

2.使用具有可操作性的词句。如果是写请求帮助、解释说明或是需要回复的邮件时，这个细节尤其重要，否则你可能发送了一封需要回复的邮件，却没有收到任何回复。如果是向主管发送实验计划，我建议使用明确的陈述句来说明你需要什么。例如：

“请查看附件中的实验计划。我希望能得到对实验计划里第4页上的图5的具体反馈，以及关于计划本身的整体评价。”

这封邮件中明确说明，你希望主管仔细审查整个实验计划，并针对重点内容提供建议。

3.可以的话给出截止日期，并解释为什么你要在此之前收到回复。我们都有过焦急地等待回复的时候，通过在邮件中给对方提供截止日期，可以消除等待的不确定性，帮助我们缓解紧张情绪。例如：

“（接上例）……提交实验计划的截止日期是11月25日。如果您能在11月20日之前审阅，我就可以根据反馈修改计划并提交。”

通过这种方法，你就可以给收件人留下明确的截止日期。另外，要注意根据工作的情况和复杂程度，给对方留出合理的处理时间。

4.及时跟进。有时候，收件人仅仅是因为手上工作太多，而忽略了你的电子邮件。因此要在邮件中明确表示你会再次联系对方。例如：

“（接上例）……我会在3天后再次致信，询问您审阅情况，以及是否还需要其他帮助。”

这样，你就给自己留下了心理上的余地：如果没有收到回复，还可以在指定的日期给对方发送跟进邮件。大多数情况下，第二封提醒对方的邮件足以引起回应。但也要记住，提醒自己跟进同样重要，因为有的收件人可能会把第二封邮件作为开始工作的通知，所以尽量把这些日期记录在你的日程中。

5.用一封电子邮件来说明所有内容。电子邮件通常用于传递正式的或者重要的信息，这意味着如果你经常多次发送电子邮件来补充信息，那么这些邮件就会失去重要性。有一种简单有效的方法，可以避免在两分钟内连续发送多封带有额外信息的邮件，那就是在发送电子邮件之前先全文阅读邮件内容。

如果你不确定邮件内容是否完整，那就先把它保存在草稿箱，然后在工作结束的时候带着清晰的头脑再检查一次。在发送之前，请提醒自己检查是否漏掉了重要细节，这个简单的步骤可以帮助你避免忘记关键内容。另外，收件人更喜欢那些明确标记所有文件，并把它们用一封邮件发送的人。最后，尽量在电子邮件标题中包含关键主题，特别是在转发邮件线程（e-mail chains）时，需要尽量避免使收件人因为不知道要专注哪一个主题而产生困惑。

6.利用电子邮件的优势。我发现，利用附件弹出窗口来提醒自己不要遗漏文件这个功能非常有用。其他有用功能还有：在点击发送按钮后延迟10秒钟发送，在此期间可以撤销发送；为电子邮件添加标记，这是提高紧急事项截止日期重要性的一个简单方式，但请尽量将标记留给真正重要的事项；对于一些人来说，读取回执也是一个有用的功能，但有一点需要记住，那就是其他人可以关闭自动发送回执的功能。

时至今日，电子邮件仍被视为一种正式的通信方式，Benjamin Tsang认为研究者们遵循这6个方法可以有效地节省时间，提高效率，并避免误解。Benjamin Tsang最后打趣地说：“我的研究主管终于不再看不懂我的电子邮件了。”

原文链接：

https://doi.org/10.1038/d41586-023-00592-2