日本人气沟通术，教你1分钟时间内，生动地表达

生命的本质就是时间。每个人都希望能够有效利用时间，去做对自己更有价值的事情。然而，我们在日常生活中并不能随心所欲地使用自己的全部时间。尤其是在职场上，很多人都对开会、做报告造成的时间浪费感到不满。我也经常从在公司上班的朋友那里听到过诸如“我们公司的会议总是又臭又长”“只要收到部下的问题报告，就没法好好工作了”等很多抱怨。

造成这些问题的一个重要原因，就是说明力的不足。如果主持会议的人说了半天都不能把事情讲清楚，那么开会的时间必定会无意义地延长。问题报告也是一样，如果下属说明问题时思路不清晰，上司就始终无法掌握事态全貌，自然也就找不到解决问题的办法了。

一个在解释说明方面能力低下的人，会不断地剥夺身边人的时间。反之，说明力强的人，则能够高效地处理信息，绝不浪费周围人的时间。我认为，不浪费他人时间，就是不浪费他人的生命，这自然是在提高他人的幸福度。

说明力就是如此地不可或缺，可真正掌握这种能力的人少之又少。大部分人根本不知道什么叫优秀的说明力，只是毫无意识地按照自己的想法在陈述事情罢了。所以，当偶然遇见一个能在短时间内把问题说清楚的人时，大家就会发出“真精彩呀”的感慨。

说明力是生活中时常使用的一种能力。从小学一年级开始，它就是一种必备能力了。在学习各门课程时，在整个校园生活中，学生都需要具备一定的说明力。可是在学校的教育体系中，说明力并没有被设置成具体的科目，它只是如同空气一般，理所当然地存在于我们身边。所以，大部分人从未特意花时间专门去锻炼自己的说明力。

正因如此，哪怕是十分优秀的大学老师或商务人士，一旦被要求对某件事做出解释说明，不少人的表述往往也是含混拖沓的。在短短的一分钟内，很多人会顺嘴说出五六次诸如“那个”之类没有意义又啰唆的词。

之所以会产生这种问题，就是因为没有将“说明”和“时间”结合在一起去思考。从根本上讲，优秀的说明力就意味着优秀的时间感知力。

构成说明力的要素有很多，居于首位的就是时间感知力。

生活在现代社会之中，我们总是面临这样的状况：明明没给时间，却要及时理解并表达“意思”。在这种情况下，如果一个人能高效地传递“意思”，那他必然会因为帮他人节约了时间而广受欢迎。我认为，如果你能始终对时间保持关注，锻炼自己的时间感知力，那么就能逐渐提高自己的说明力，令身边的人刮目相看。

通过不经意的谈话，我们往往能够窥见一个人的才智，尤其是在说明某件事情的场景下，会更加明显。

为什么说明力可以展现出一个人的才智呢？

对于“脑子好”的评价标准有很多，“理解力强”是认可度最高的一个。如果一个人能够理解错综复杂的情况，并在头脑中将其梳理得井然有序，那么在别人眼中，他就有聪明的头脑。而这种理解程度，往往是在向他人进行说明的过程中展现出来的。大多数理解能力强的人，都可以一边吸收信息，一边在头脑中排列出一个方便他人理解的说明顺序。

但如果让一个理解力匮乏的人去做说明，听的人会觉得他讲话云山雾罩，搞不懂到底在说什么，从而陷入不安情绪中，还会产生“或许他对这件事很熟悉，但是智商可能还不太够吧”的印象。

在处理一些纠纷时，理解力强的人能直接找到问题的本质，快速得出“应该这样做”的结论。但如果没能准确地掌握本质要点，说起话来就会拖拖拉拉地绕圈子，甚至还要一边试探一边往下讲。对于听的人来说，这样的说明或许很细致，但是没什么效果。

所以，想要锻炼出更优秀的说明力，就要学会从需要说明的事物中提取要点，再构建一个便于理解的体系。换句话说，就是要有概括力，能在有限的时间内完整吸收并表达思想。

一个概括力强的人做一分钟说明时，会让听的人觉得“这个人学识真渊博，讲得头头是道，我完全听懂了”。

但要注意的是，说明力弱的人不一定就是理解能力低下。说明力是一种输出技能，一个人如果从未有意识地钻研过相关技术，那么在做说明时自然会拖拖拉拉，不得要领。在大学老师、专家学者这个群体中，同样存在着不擅说明的人。他们绝不是理解力差，只是对“说明”这种“输出”性质的行为没有意识罢了。另外，研究者的工作就是不断在未曾探寻过的黑暗中摸索，一点点突破空白，这决定了他们很难用简单易懂的语言去说清楚一件事。

不过，上面提到的都是特殊情况，在普通人的日常生活中，说明就是一种技术，只要有意识地锻炼，就能够获得提高。本书后面的章节中会详细介绍提高概括力的训练方式，帮助读者们进一步提高说明力。

除了前文提到的时间感知力和概括力之外，说明力还有一个必需要素，那就是恰当地举出具体案例的能力——例举力。因为就算抓到了要点，也能够在规定时间内简洁明了地陈述，但所说的内容太过抽象，那么听的人仍然很难理解到位。

例如，当你在求职面试时说：“读书时我在各方面都很努力的。”面试官一定会追问：“各方面？比如说呢？”这时候如果含糊地回答“就是打工啊，学习啊之类……”，或者“现在马上举出例子来有点困难……”，那就意味着你并没有很好地向面试官说清楚自己究竟是一个什么样的人。那么面试官就会理所当然地认为，这个人连做自我介绍都如此含糊，他的工作能力肯定不强。

你看，缺乏例举力，不仅会让你的说明效果一塌糊涂，还会让听的人产生“这个人有点稀里糊涂的，思考能力比较欠缺”的印象。

在求职时，为了更好地展示自我，应试者通常要分析、归纳自己的诸多特点，并写出一些细节事例作为依据。这时，有一定例举力的求职者就可以凭借这一能力更胜一筹。他们能够吸引面试官的兴趣，也更容易通过面试。在这种场合，例举力就是帮助我们前进的动力，拥有它，就能更容易地得到对方的理解。

简单来说，所谓说明力是由以下三个要素组成：

① 时间感知力

② 概括力

③ 例举力

想要提高自己的说明力，从这三大要素入手就会更有效率。接下来，本书将以此为核心，为大家介绍具体的提高方法。

掌握时间感知力就是养成从时间角度管理发言的习惯。大部分人并不清楚自己在一分钟之内能讲多少话，十五秒内又能讲多少话。所以，通过实际体验去理解时间感是十分重要的。

大学课堂上，我会给出一个主题，要求学生们分别以五秒、十五秒、一分钟为限进行说明陈述，每周练习一次。大约五次之后，学生们就能对既定时间内可以讲出多少内容有一个大致感觉了。

想要在既定时间内传达更多的意思，就必定要精简掉一些无意义的词，比如“嗯”“那个”等，这样一来，说话时就会更加干脆利落。只是做到这一点，就已经能给人留下擅长说明的印象了。

日常开会时，大家都遇到过这种情况吧：主持人抛出话头“请最后再简单讲两句”后，总有那种一开口就要说个三五分钟的人。其实，“讲两句”的长度差不多是十五秒，最多也就一分钟左右。但有的人却没完没了，搞得全场都很烦躁。之所以会出现这种情况，也是因为发言者的时间感知力不够。

如果你能把时间感知力锻炼得足够敏锐，就可以主动要求做一分钟的最后陈述，接着在一分钟之内，以一段条理清晰、内容丰富的完美表达收尾，给全场留下良好印象。

要想具备这种能力，必须用秒表看好时间，进行专门训练。受过训练和没受过训练的人之间会存在十分明显的差距。但只要稍加练习，就能够有所进步，见效之快甚至出乎意料。

一个概括力强的人往往能迅速、准确地把握事物本质。所以，如果需要在短时间内完成说明，他会立即做出反应，用一句话就把事情讲清楚；如果时间比较充足，他也能先点中主要观点，再逐一阐述各个分论点。概括力差的人则会一直拐弯抹角，先绕大圈，再绕小圈，好不容易触及核心内容，却已经花费了太长时间。听的人始终无法掌握事情的全貌，一直搞不清要点。

可见，概括力的强弱直接影响到说明效果。先概括要点，再具体说明，这样就能使听的人对接下来的内容走向有心理准备，从而坦然地放心聆听。

易懂的说明就好似一架直升机，直奔目的地，而后降落。

先直击本质，明确要点，再以干脆利落的语句和简洁的结构，在最短的时间内完成讲述，这就是出色的说明。

我时常受邀开展演讲活动，每天都非常忙碌，想腾出时间来跟合作方开个碰头会是件很难的事。好不容易腾出时间来开会，对方却要从自家公司的简介开始，冗长地讲个没完。这种情况真是令人窒息。这时，我一般会主动抛出问题，请对方回答，以此来修正对方的说明轨道。比如直接问：“希望我做哪方面的演讲呢？”这样就能直接从正题开始展开讨论了。

不擅说明的人容易优先挑选自己想说的内容并再三强调，而不是抓取事物的核心内容，或者了解对方真正想知道的内容。

一件事的核心要点在哪里？对方最感兴趣的部分是什么？把握好这两个关键点，才是让说明更易懂的根本所在。

有时，询问对方的需求，也能帮自己发现事情的本质。

如果将概括力磨炼到了一定程度，便能做到只用一句话就让对方恍然大悟。所谓终极的说明，就是用一句话概括事物本质，不足一秒就能巧妙地解释给对方。

这里举一个世界著名佛教学家铃木大拙先生的例子。铃木大拙出生于1870年，和哲学家西田几多郎有诸多交流，是一个在全世界范围内大力推广禅文化的人。在他的年代，西方人对禅还十分陌生，于是他用英文写下了很多禅学著作。如今，英语中的“Zen”（禅）这个词已流传于全世界，人们或多或少都知道禅是一种心绪，也是一种精神，这都离不开铃木先生用英文书写文献，细致解释其含义。

铃木大拙曾用一个英语单词便解释清了禅的思想——“let”。

“let”，即“不施加任何外力”，英文中有一个短语“let it be”，意思是“顺其自然”。铃木大拙解释说，所谓禅，简单讲便是不强调自身所作所为，而是不断削弱自身的存在，最终达到一种“let”的状态。

德国哲学家赫立格尔曾在其著作《弓和禅》中提到了弓道与禅之间的关联。弓道讲究“离”，这种“离”指的并不是射箭的人撒开手，而是让箭自己离弦。射箭并非由人射出，而是箭自己射出去的。这是一个无我的过程。

前面说到“顺其自然”，“其”在英文中就是“it”。电影《冰雪奇缘》中有一首插曲叫Let It Go（《随它去吧》）非常有名，歌名中的“it”，指的是一种郁愤的、令人感到受逼迫的力量。歌词传达出了“就让这种力量释放出来吧，不要压抑它”的情绪，所以歌名才用了“let”这个词。

将关注点放在了表现“不施加任何外力”的“let”上，用它来解释“禅”的含义，在我看来，这可以说是一种极具艺术性的说明力了。铃木大拙仅用大家都懂的一个词语，就清楚地阐明了一个抽象难懂的概念。

想要用一句话、一个词去表达某个本质概念，就必须有高超的说明力。从这一角度看，铃木大拙的例子可以说是极为优秀的说明范本。

不过，虽然锻炼说明力的终极目标是一“句”定音，但不要用“爱”“人生”这种有丰富含义的抽象词来说明事物。比如我曾让学生们解释什么是艺术，有人回答“艺术就是爱”。类似的情况我遇到过很多次。这并不是合格的说明，因为“爱”这个词并没有抓住它所形容的事物的本质特征，听的人不会产生恍然大悟的感觉，也不会接受这种解释。

想用一句话或一个词进行说明，就必须对要解释的事物有十分深刻的理解。

有的人之所以说明力差，是因为无法掌握并概括好要说明的事物的本质特征。

进行概括时的一个诀窍，就是将要点的数量尽量总结得少一些。我们很容易陷入左添一句右添一句，什么都想谈到的困局中，但只有咬牙精炼，才能掌握优秀说明的真谛。

中国的儒家经典《论语》是孔子的弟子总结其师——生活在2500年前的圣人孔子——言行的一本集录。虽然只是薄薄一本书，但其中的每一句话都非常精彩，想要总结这本书的内容可以说非常困难。

我读过很多翻译成现代文的《论语》和十多本解读《论语》的著作，可以说对这部经典的内容非常熟悉。也正因如此，倘若有人让我说明一下《论语》是本什么样的书，我一定会花很长时间去做解释。这就是所谓专家容易陷入的一大误区了。对于聆听这番解释的人来说，一口气灌进大量的信息，只会把事情变得更复杂，而且听着听着还会很快把前面讲过的内容忘掉。

所以，如果要对一个完全没读过《论语》，也就是在这方面毫无知识储备的人解释这本书，就必须彻底地总结要点，凝练到能被任何人记下来的程度。

比如，孔子在谈“德行”时提到了“仁、义、礼、智、忠、信、孝、悌”八个要素。想要将这八个字一一解释清楚，必然会使整段说明过于饱和，很难让听的人理解。而且从一般人的角度来看，八个要点也实在太多。

在《论语》中，有“知者不惑，仁者不忧，勇者不惧”这样一句话。智者拥有判断力，所以不会感到困惑和迷茫。仁者尽全力做到诚实，所以不会感到忧虑，也不会对自己的所作所为感到丝毫悔意。勇者，毋庸置疑，就是拥有勇气和行动力的人，所以他们不会感到胆怯。

所以，我会对“仁、义、礼、智、忠、信、孝、悌”八个要素进行这样的要点提炼：孔子主张的是智、仁、勇这三点。“智”指的是智慧、判断力，“仁”指的是赤诚、怜恤，“勇”指的是勇气、行动力。这段说明并不难懂，能让很多人明白孔子所说的“德行”大概指什么。

但是到这个程度为止并不算很优秀的说明，因为听的人可能还有疑惑，认为要做到这三点并非易事。所以我会再简短地加上一句：孔子认为，“智、仁、勇”这三点，需要我们用毕生去追寻。

人类先贤的伟大之处就在于能用简短的话去阐释复杂的思想，甚至将总结好的内容变换为成语或熟语，使之流传后世。从说明力的角度来看，他们都是超级高手。

现代人经常要借助专业人士的解读才能理解这些精妙的内容。可如果长篇大论地解释这些妙语，一定会让听的人一头雾水，不知所云。所以我认为，不如将长篇大论直接总结为几个要点，就像上文说的“智、仁、勇”那样，更方便理解和记忆。

当然，我并不是随意删除了其他内容后总结出这三点的，而是因为“智、仁、勇”中蕴含着“仁、义、礼、智、忠、信、孝、悌”的核心思想。儒家所讲的“三德”就是这三点，西乡隆盛也曾将这三点当作自己人生的信条。

在提炼要点时，千万不要既想谈谈这个，又想说说那个，这会导致整段说明十分混乱，白白浪费大量时间，最终也没能将要点和主旨传达给对方。

请记住，为所要说明的事物总结要点时，应该以听的人能够记住的程度为限。把握好这一关键，你的说明力就能实现超越性的进步。

顺便一提，讲解《论语》时我还另下过一番功夫。

比如讲到孔子主张“智、仁、勇”三种品格时，我会请听众伸出手，用手掌去感受“智、仁、勇”所对应的身体部位：

“智”是智慧，所以手要放在额头处。

“仁”是柔情，手要碰触心所在的位置，也就是胸口。

“勇”是力量，位于丹田处，手要放在肚脐下去感受。

在听众触碰身体部位的过程中我还会补充一句：“这些地方就是智、仁、勇所在的位置。”

肢体动作有助于强化心理感受，听众会随之产生很多想法：“的确，额头代表智慧，非常重要。”“真诚的心确实在我们胸中。”“日本古时候的武将们不是也提到过，肚脐以下的丹田位置是勇气存在的地方吗？”并进行更多思考。

这样将孔子儒学教诲中极为抽象的部分和具体的身体感受相结合，就能使说明变得更加生动，也更容易理解。

说明力强的人总能带来不同凡响的恍然大悟感。激发听者自身的经验和知识，或者把说明的内容与听者的身体感受相结合，都可以激发这种感觉。这是一个能为说明锦上添花的窍门，在这里推荐给大家。

说明力的第三个要素就是例举力。所谓例举，我将其定义为把一个不容易直接说清楚的东西，解释得让人大致能懂的说明技术。

当你要讲一个对方连听都没听过的东西时，如果从正面解释，无论再怎么条分缕析地去说明，都很难让他听懂。仍以向西方人解释“禅思想”为例。东西方文化背景不同，要让西方人明白“禅”这种冷静、顿悟的状态，难度极高。所以在解释时，可以举一些其他的例子，告诉对方“例如……也是一种禅”，就能简洁快速地令对方大致明白“禅”的意思。

比如，铃木大拙的讲解方式是用日本文化中的茶道、剑道等内容做例子，与其进行类比。西方人或多或少都知道一些茶道、剑道的例子，这样类比就能帮助他们更好地理解。

再如美国著名篮球运动员迈克尔·乔丹的教练菲尔·杰克也对禅思想有一定了解。乔丹在芝加哥公牛队效力时曾经两次获三连冠，他提到，菲尔常会在休息室讲禅，并说：“迈克尔·乔丹就是禅学高手。”

菲尔是以篮球比赛为例来讲解的。两队相差一分，最后五秒钟时乔丹接到传球，倘若投不中，公牛队就会输掉比赛。这种情况下普通人都会慌张起来，而乔丹的内心保持着冷静沉稳，这种素养就是禅的体现，乔丹已经是位禅学高手了。

讲到这个程度，听的人当然还是不懂“禅”的深层含义，却能通过迈克尔·乔丹的例子明白，那种不管时间如何流逝、依旧冷静沉稳的状态就是所谓的“禅”了。进而还会感到，“禅思想”似乎就围绕在每个人身边，是能够被看到的。那么今后的某天看到类似场景时，他就会突然领悟：“啊！那就是禅！”

如果能够在大多数人熟悉的事物中为你要说明的东西找到对应，那就把这件对应的东西作为例子讲出来，这样做能瞬间让对方明白你的意思。

再进一步，如果能用发生在对方身上的事情来举例，效果会更好。比如告诉对方“你现在这个状态，其实就是禅的状态了”，那他就会猛地领悟到其中真意。曾有一本记录佛教临济宗的开宗鼻祖临济义玄禅师言行的作品，名叫《临济录》。在那本书中，弟子们会向禅师提出“何为参悟？”“佛陀究竟在何处？”等各种疑难问题，禅师则会回答：“既然你们在寻找佛陀，那佛陀就在你们头脑中。”也就是说，正在寻找佛陀的你本身就是佛陀。他这样一说，弟子们也都恍然大悟了。

临济义玄禅师的做法，就是举一个发生在对方身上的简单例子，去解释一件难懂的事情。

例举能力优秀的人绝不会让说明太过冗长，而是仅用一个例子就能彻底说清楚一件事。尤其是在说明较为抽象、很难概括的复杂事物时，与其花费大量精力细致入微地解释，不如用同等精力找一个好例子，这样更省时间，也更容易获得对方的理解与认同。

举一个我十分喜爱的歌词作者松本隆先生的例子。他曾为被誉为“永远的偶像”的著名歌手松田圣子创作了很多传唱度极高的歌曲，是一位非常高产的歌词作者。

我曾与松本先生一同录制过电视节目。在录制现场，主持人向他提问道：“请问您是如何写出那么多优秀作品的呢？”想讲清楚这个问题很难，因为写歌词这项工作非常需要灵感和才华，而这些都是很难用语言去解释的抽象事物。另外，歌词创作没有标准流程，旋律不同，写法也大相径庭。总之，作词是非常复杂的工作，要把它解释清楚同样十分困难。

当时松本先生的回答非常聪明。他先讲了为人气组合“近畿小子”的出道歌曲《玻璃少年》写歌词的过程。《玻璃少年》的歌词取材自小说家尾崎红叶的作品《金色夜叉》，歌词中出现的“宝石”一词，还有“竟然仅为了一颗宝石就将自己的心出卖”的惋惜感，都很容易让人联想到《金色夜叉》中两位主人公贯一和阿宫之间的纠葛。讲完这个例子后，松本先生说：“为这首歌写词时，我就是这样先找到具体意象再进行表达的，写其他歌词也是一样。”

俗话说“隔行如隔山”，倘若松本先生拼命概括作词的方法，听众可能反而很难理解。况且，用这种说明方法也很难讲出有趣的内容。

所以，不如就举出一个大家都能想象到的具体案例，这样就能让听的人马上产生“这首歌我也听过，原来是这么写出来的，完全懂了”的恍然大悟感。

这种举例说明法在画家身上同样通用。例如，要解释“梵高的作品有多棒”时，应该例举其某一幅作品去认真说明，这样才比较好懂，而不是把梵高的所有作品都说个遍。

有一个电视节目叫作《美丽的伟人们》。节目开始时，主持人会先为观众展示一幅“本日推荐作品”，然后用三十分钟的时间，围绕这幅画作讲解创作者的相关知识点。

这档节目的讲解方式就非常值得借鉴。比如曾有一期节目介绍的是莫奈，主持人不断提示观众“请大家关注一下《喜鹊》这幅画作中的阴影部分”“请大家注意《日出·印象》中这轮红色太阳的画法”。因为这些都是很好理解的具体例子，观众自然就能跟上节奏，并且立即理解其中的奥妙。

选择某一幅作品为例，快速讲解一位画家的创作风格，这可以说是一种绝妙的例举法了。

举例子时，最能发挥作用的就是实物了。或许有人觉得，在进行说明时展示实物是一种投机取巧的做法，但我认为，实物主义是说明的基本技术之一。

我曾与著名平面设计师佐藤可士和先生有过一次对谈。当时我问他，是什么样的契机使他接到了7-11便利店的设计邀请呢？他告诉我，有一天7-11公司的高层提出“想看一看佐藤先生设计的手机”。看过之后，便当场决定“希望佐藤先生为我们做设计”。

要知道，这份工作涉及店铺标识、员工制服等各方面的设计，是影响整个7-11公司的大事。如此重大的决策，高层们是在看过佐藤先生设计的实物后才瞬间拍板的。

佐藤可士和先生有很多设计作品，要用语言说明他的履历恐怕会花费很长很长时间。但是把他设计的实物直接展示出来，就能瞬间获得理解与认可。所谓“事实胜于雄辩”，这正是展示实物才能起到的强大作用。

再讲一个案例，是一位跟我合作过的编辑的经历。

最近这位编辑换了份新工作。我询问了他跳槽的过程，他回答说，是参加了社会招聘之后被录用的。面试时，他随身带了三本自己做责任编辑，并且卖得不错的好书。当面试官问他“您迄今为止都做过哪些工作”时，他便将这三本书拿了出来。

当然，用语言来说明自己的工作经历也未尝不可，但事无巨细的说明往往会模糊要点，如果不配合实物展示的话，对方很难在头脑中清晰勾勒出相关内容。拿出实体书之后，面试官们立刻就明白了：“哦，这本书我早就听说过了，原来责任编辑是您啊。您比较擅长这个类型的图书，那在我们公司一定会大展拳脚的。”并当场决定录用他。

当场展示实物，一定能帮助对方进一步理解你的说明内容。如果对方早就知道这件实物，那效果将更加明显。

再举一个我学生的例子。我在大学教书，面对的主要是毕业后想做教师的学生。其中有一位非常喜欢青鳉鱼，对其研究得十分细致。他对我说，想在课堂上做一次关于青鳉鱼的科普讲座。我看他非常认真投入，便同意了这一请求。

开讲那天，这个学生从他远在茨城县的老家出发，带着一个成年人双手环抱才能抱住的超大水箱，里面装着青鳉鱼，一路乘坐电车到了位于东京御茶水站的明治大学。

我和其他学生都被震撼到，问他：“你真是抱着这么大的水箱乘电车来的？”他点头说：“因为真的非常想把实物展示给大家看。”

那天，他的讲座十分生动有趣。他一边用手指着在大家眼前游来游去的青鳉鱼，提示大家“请看这里”，一边进行讲解。我们这些听众非常清楚地理解了他的意思，也因为亲眼看到了青鳉鱼本尊而热情高涨起来。

实物就是这样为语言锦上添花，为说明更添一分力量。

实物的威力，就在于能够刺激人的感受。仅是摆在眼前，就能让对方瞬间理解。可以说，从“秒懂”这一角度来看，展示实物称得上是终极的说明技术了。

这个问题很容易回答。因为相比优秀的说明，人们在糟糕的说明上吃到苦头，印象可能更深，也很容易回忆起这种说明是什么样的。

能对糟糕的说明有所了解，也就能对优秀的说明心中有数了。

糟糕说明的代表，就是超厚的商品说明书。

说明书一般都激不起用户的阅读兴趣，估计也不会有人一字不落地从头读到尾吧。原因就在于它太厚了，非当下必要信息和当下必要信息混在一起，导致信息量严重超载，让人很难快速检索到自己眼下就想了解的东西。这根本就没有起到“说明”的作用。

信息量巨大，却让人搞不清楚关键点在哪儿，也就怪不得用户想把说明书扔到一边了。估计有些人会选择直接给客服中心打电话，询问“我遇到这样一个困难，该怎么办”，这么做反倒更高效些。

其实，说明书根本不需要厚厚一本。只要在用户想知道眼下的状况该如何处理时，能够指引他去解决问题，那就是完美的说明。

人们遇到的具体问题不同，想要获取的信息也各不相同。最近我发现，很多商品说明书上都增加了“常见问题与解决方法”“问题分类索引”等内容，这样一来，用户就能根据自己的情况，简单地查询到想知道的信息了。比如，手机死机时请先重启，如果无法重启，请按如下方法操作……如果仍无法使用，请再按以下方法操作……写清解决办法，用箭头标清操作顺序，这样的说明书才称得上优秀。

糟糕的说明往往信息量过大且毫无章法，想要做到优秀的说明，首先应该学会提炼信息。将说明要点总结在三条之内，再排列好先后顺序，其他的部分就可以去掉了。

提炼信息时要以能够直击对方想要了解的“要害”为目标，这一点非常重要。有一个成语叫作“隔靴搔痒”，如果一段说明好似隔着靴子去抓痒，那它必然非常糟糕，最终只能搞得人十分不耐烦。