PPT文字排版的几个实用技巧

PPT制作过程中，不外乎两个元素，图和文。图指的是图片，文指的是文字，上一讲中谈到排版的一些技巧，本篇从文字的排版入手，探讨一下文字的排版技巧。

PPT文字可多可少，前面几篇文章中谈到过文字少怎么做，文字多怎么做，本篇剖开文字的数量，但从排版上谈如何使排版做的更精美！

首先先看一下排版的作用：

排版主要是为了服务于内容。一个优秀的排版，必定都是顺应内容的，经过了多思熟虑的排版处理后才完成的，如果冗长的内容没有排版，那么就会给读者带来很大的信息获取压力。

1、排版可以使读者在阅读时的压力减小，如果文章全部都是密密麻麻的字而且字体又还很小的话，此类文章是没有读者会愿意继续读下去的。

2、可以增加读者对文章中整体逻辑思维的理解。在排版时将文章内容很自然的去分成几段，段与段之间的逻辑性强，这样就很容易让人理解。

3、排版分段和留白可以给读者提供适当的休息机会，让读者可以很明确的知道自己的所在位置。

好了，从排版的作用我们可以总结出排版分为以下几个方面：增加识别度、准确传达性、增强阅读性。

01 增加识别度

增加识别度是让别人能够轻易的去看懂你的文字，可以从以下几个方面入手：

1.字体恰当

不同种类的字体，字形都不一样，有的识别很容易，有的却很困难。尽量选用容易识别的字体，尤其是当文字数量多、字号小的时候。如果不知道选用何种字体，那就用微软雅黑，百搭的字体。

左侧华文行楷，右侧微软雅黑

❷ 减少字体种类

当一个页面上同时出现多种字体时，会无形中增加我们识别文字的负担。因为识别不同的字体，要切换不同的思维方式。而当字体数量降低为两种以下时，在确保页面有一定的设计感的同时，也能够轻易识别文字。

感觉是不是很难受？

❸ 文字用色合理

记住口诀，浅色背景用深色字，深色背景用浅色字。字与背景上要形成一个反差，才能突出文字，才能够被读者更清晰的看到。

02 准确传达性

确保文字传达准确，就是尽量减少错别字，有时候不经意间输错了或者再修改的过程中，由于多次修改，导致语句上多字少字，虽然这只是一个小小的错误，可是却能影响读者对你PPT读下去的欲望，这种错误，尽量需要避免，因此，我们需要做好以下几点：

❹ 消除错别字

错别字的出现，小而言之，可能表明了个人文化素质不高，容易影响个人形象；大而言之，影响文字的严肃性。

另外，错别字容易令人费解甚至误解，可能会影响意义的表达甚至失去文字的交际作用，令他人误解。

❺ 避免错误断开

先来看一个笑话：“安徽省长江流域,遭强暴雨袭击。”有的人却念成了“安徽省长,江流域,遭强暴,雨袭击。错误的断句，表达的意思完全变了味！

再比如本来是一个人名或者一句俗语谚语，非要断在上下两行，很容易造成误会，同时也显得你在做PPT时特别不用心。 另外，地名也是需要注意的。

❻ 统一标点符号

输入法里的标点符号分为全角和半角，半角一般是在英文状态下，全角一般是在中文状态下。因此，当我们用汉字表达时，是需要切换在全角状态的。另外还要，越是大领导越注重标点符号的应用，因此，当你在使用标点符号的时候，不能随性，需要斟酌斟酌三思而后行呀!

为了避免全角半角符号的换用，在文章写完之后，用查找替换全部检查更新一遍！

其实，为了表面这几个问题，在PPT完成之后，自己通读一遍PPT，注意认真读，一字一字的读，基本上会把上面的问题都干掉！

03 增强阅读性

增强阅读性是使读者最好能够对你所展示的内容一目了然!因此，需要在以下几个方面下功夫。

❼ 行间距合适

毕业论文正文文字一般是宋体五号字，行间距为固定值20磅时，这样设置的目的是增大了行间距，使文字看起来不那么密密麻麻，减少文字的紧张压迫感，能够让听众在阅读你的PPT时不会有烦躁感！当然，工作汇报PPT等可以根据内容适当调整字号和行间距，看着舒服就可以。

❽ 干掉拖油瓶

在制作PPT时，经常会遇到这种情况，大段的文字都写下了，就多了一个标点符号。把标点符号去掉吧，似有不妥，不去掉吧，总不能让标点符号占一行，因此，这个时候，可以适当的调整段落或者将字体减小那么一丢丢就可以了！

❾ 统一文字长度

在制作PPT时还会遇到一种情况：英文比较长，所在行占位符不能放下一串的英文，因此不得不将英文放置在下一行，导致当前行留白，看着特别不舒服，那么该怎么办？把文本框内的对齐方式改为「两端对齐」，则可以将文字块限定在一个无形的矩形内，看起来更整齐。

以上就是九个文字排版的注意事项。看起来微不足道的小细节，却有大学问。

为什么 PPT 高手只要看一眼 PPT，就知道做得好不好，制作者是什么水平？现在知道答案了吧？