佳能MDS助力摩根大通标准精益办公管理

【中关村在线办公打印频道原创】随着经济全球化的快速发展，越来越多的企业逐渐开始转向全球化经营，业务往往涉及多个国家或地区，如何实现全球各个区域海量办公文档的统一化、标准化管理，成为众多跨国企业亟需解决的管理难题。以摩根大通集团为例，作为一家全球领先的金融服务公司，其在投资银行、小型企业及商业银行服务、消费者金融服务、金融交易处理、资产及财富管理等领域享有领先地位，业务遍及全球60多个国家。为优化工作流程，打造全球标准化的办公文档管理平台，摩根大通采用佳能的MDS专业文件管理整合服务，实现更加高效、安全、低成本的文档管理。不妨让我们一同走进摩根大通，探秘佳能MDS专业文件管理整合服务为金融巨头的办公管理所带来的变化。

据摩根大通全球业务&文件服务执行董事Sam Gobran先生介绍，在佳能MDS专业文件管理整合服务的帮助下，摩根大通已逐渐在亚太区13个国家和地区完成了办公系统的升级和标准化办公平台的搭建。在中国，摩根大通在北京、上海、天津、广州等8个主要城市的办公室中配置了67台佳能彩色及黑白数码复合机，实现了从总部到各分支机构办公文印设备的统一部署，所搭载的佳能MDS专业文件管理整合服务也为员工的日常办公带来了更多便利。

刷卡随行打印，更便捷、更随心、更安全

由于项目需要，摩根大通的业务人员经常需要在总部与各分支机构间往来流动办公，异地打印等工作也成为办公常态。以往，办公室中的每台打印设备都有独立的打印驱动，业务人员在异地办公时需要重新安装对应的驱动才能完成文印工作，耗费时间也非常地不方便。而佳能办公解决方案所提供的统一驱动模式可支持摩根大通在全国各个办公室的所有佳能数码复合机，员工无需重复安装打印驱动即可实现跨楼层、跨办公室甚至跨城市的随行打印。

Sam Gobran先生举例说道，如果北京办公室的业务人员要飞往上海分行参加会议，需要准备大量的纸质会议文档。基于佳能的刷卡打印系统，业务人员只要在北京办公室发出相关文档的打印命令，这些任务便会安全地储存在摩根大通联网的打印服务器中，而在抵达上海办公室之后，他们可以在任意一台佳能数码复合机通过刷工作证即可顺畅地完成打印作业。佳能整体办公解决方案不仅省去了重复安装打印驱动的繁琐流程，也让打印更加便捷、随心、安全。

佳能办公解决方案支持刷卡随行打印

电子文档管理服务，让工作流程更精简

摩根大通广泛的金融服务业务范围，使其在日常办公中与客户之间的传真往来非常频繁，业务对于传真的依赖性较高。作为摩根大通文件管理的战略合作伙伴，佳能MDS服务致力于通过优化的电子文档管理服务，帮助其摆脱繁杂的传真文件管理事务，从而专注于核心业务的发展。据了解，佳能MDS专业文件管理整合服务已成为摩根大通业务流程中不可或缺的一部分。

以私人银行为例，当某一客户要求转移资金时，通常会以传真的方式进行业务往来。若佳能数码复合机获取到传真任务，会将其转化为电子图片并转发至一个文件夹中，而这实际上已经帮助完成了业务流程的一部分。随后，文件管理者会将电子图片以邮件的形式发送至相关人员的邮箱中。据Sam Gobran先生介绍，这样的工作流程会极大地提高业务往来的的及时性和安全性。为加强传真往来的保密性，通常会关闭文印设备的打印功能，如果客户的业务需求发生在周末时间，传真文件不会停留在机器上，而是直接转化成电子文档并发送至相关人员的电子邮件中，业务人员即使不在办公室中也可以随时接受到客户的业务需求。摩根大通在亚太区的很多国家和地区都已将佳能MDS专业文件管理整合服务纳入到日常业务流程的一部分，Sam Gobran先生也希望未来将这项服务引入中国地区。

敏感信息无处不在，新型文印系统助力信息安全

由于特殊的行业属性，金融业往往存在业务信息量大、机密程度高等特点，敏感的信息无处不在。摩根大通机密文档的范围十分广泛，投行业务的商业协议、私人银行或资本管理业务的客户个人资料、企业银行业务的客户资料和账号信息等、公司内部人力资源部门的人员信息等都存在一定的保密性，因此对文印环节的安全性要求较高。

摩根大通通过佳能数码复合机、佳能uniFLOW解决方案以及Equitrac软件的无缝集成，以杜绝机密信息的泄露。当摩根大通的员工发出打印作业时，这些任务并不会停留在任何一台打印设备上，而是被加密存储于服务器中。只有当员工站在佳能数码复合机旁进行刷卡认证时，打印设备才会开始检索打印任务，并完成打印输出。这一方面可以使员工在第一时间取走打印文件，保证了打印的安全性；另一方面也改变了以往打印任务存储在机器端时所引起的排队等候现象，刷卡打印立等可取，提高了打印的灵活性和效率。

文印成本降低11%，助力日常成本把控

据IDC调查显示，文印成本已经占到了企业收入的5%～11%，看似微小的文印成本却成为企业日常运营开支的重要组成部分。如何有效地把控文印成本，也成为摩根大通所面临的重要课题。因此在为摩根大通进行办公解决方案部署时，佳能也制定了一套覆盖从印前、印中到印后的全程文印成本管理体系。

在印前环节，通过佳能综合办公解决方案，摩根大通可实现按部门、按员工的彩色或黑白文印权限及数量设定。在印中环节，通过刷卡打印可以有限减少废弃打印或重复打印现象的发生。而在印后环节，佳能则可提供最为详尽的文印统计水晶报表，这种透明化数据分析，也为摩根大通实现精益化管理提供了更多决策支持。据Sam Gobran先生介绍，在引入佳能综合办公解决方案之后，摩根大通中国区每月的黑白打印量约为30万页、彩色打印量为4万页至5万页，总体文印成本下降了11%，而在亚太区的其他一些国家，下降值接近35%，成本把控的效果非常明显。

佳能办公解决方案助力摩根大通实现文印成本把控

除此之外，佳能MDS专业文件管理整合服务也会有助于降低后期的维护成本，如果在打印中发生故障，员工可直接在内部桌面系统中写入故障日志，这一情况将直接反馈至佳能的服务团队，而佳能的工程师也会在第一时间对故障进行处理。摩根大通将不需要另聘技术人员对设备进行维护，节省了后续的管理维护成本。

在展望摩根大通文印系统的发展方向时，摩根大通全球业务&文件服务执行董事Sam Gobran先生表示，摩根大通希望与佳能一起进一步优化全球标准化的精益办公平台，实现全球各个区域海量办公文档的统一化、标准化管理。